1. Получи максимум инфопродуктов, оформи подписку всего за 295 рублей!
    Скрыть объявление

Чтиво Безболезненный перевод сотрудников на «домашний офис»

Тема в разделе "Бизнес, маркетинг и менеджмент", создана пользователем Gustav, 17 сен 2016.

  1. Gustav

    Gustav Команда форума Администратор

    Сообщения:
    9.411
    Симпатии:
    5.674
    Безболезненный перевод сотрудников на «домашний офис»

    EjH7Hu7hSoU.jpg

    Поднимая тему домашнего офиса, можем для начала взглянуть на западные рынки, которые традиционно обгоняют российский в уровне менеджмента и управления персоналом на несколько лет.

    За последние 20 лет количество удалённых сотрудников в Штатах выросло в 4 раза. В 2015 году в США 37% работников частного сектора работали удалённо. Американские частные и государственные компании стараются таким образом решить много разных проблем: от экономии денег до защиты окружающей среды (меньше белых воротничков едут в офисы — меньше газов выбрасывается в атмосферу).

    Почему это важно для России

    В городах разное количество специалистов. Профессиональные ресурсы в России распределены неравномерно. Найти высококлассного менеджера в городке с населением 200 тыс. человек очень сложно. Иногда в отдельном городе может вообще не быть представителей отдельных профессий, например переводчиков, SMM-специалистов или инженеров-проектировщиков. Переводить всю компанию в Москву из-за 2-3 специалистов нецелесообразно.

    Разные зарплаты в регионах. Двукратный разрыв между столичными и региональными зарплатами сохраняется уже много лет и никаких предпосылок для его сокращения пока нет. Если ваш программист из Москвы, вы платите 80-100 тыс. руб, а если он живёт и работает в Саранске, где средняя зарплата в 2,5 раза ниже, то вы экономите 50-60 тыс. руб. на одну штатную единицу.

    Новая рыночная ситуация. Доходы россиян продолжают снижаться, а с ними и покупательная способность. Каждая компания ищет способ компенсировать снижение среднего чека. Новая рыночная ситуация (а вовсе не временный «кризис») будет сохраняться и дальше. Клиенты тратят меньше, конкуренция и издержки растут. Чтобы выжить на рынке, компаниям нужно экономить как можно больше денег.

    Падающая производительность труда. В России, к сожалению, продолжает снижаться производительность труда. Немалую лепту в этот процесс вносят и традиционные офисные проблемы: шум, постоянные отвлечения на общение с коллегами, никому не нужные многочасовые совещания и бюрократизация процесса принятия решений.

    Что нас ждёт

    Несмотря на всё это, количество удалённых сотрудников в России невелико. В 2014 году таких было около 2,53 млн человек — примерно 4% от всего количества занятых (68 млн).

    Однако 20% российских компаний планируют в 2016 году увеличить количество удалённых сотрудников, а к 2020 году каждый пятый россиянин, занятый в частном секторе, будет работать вне офиса. Экономия от перевода на «удалёнку» составит к тому времени более 1 трлн рублей, говорится в исследовании «J’son & Partners Consulting».

    Многие компании уже создали такие офисы. И если раньше это были, в основном, колл-центры крупных брендов, то теперь «удаляют» и маркетинговые подразделения, и бэк-офисы крупных банков и страховых компаний.

    Финансовые выгоды от перевода очевидны; открытым остается только вопрос сохранения продуктивности распределённых компаний. Владельцы опасаются внедрять «удалёнку» из-за высоких первоначальных затрат на IT-инфраструктуру, менеджеры боятся утратить контроль, а HR-департаменты сетуют на невозможность эффективной мотивации удалённых сотрудников. Объём работ по переводу кажется гигантским, но на практике это не так.

    4 шага к удалённому офису

    1. Планирование

    Продуктивность невозможна без планирования, поскольку это измеримая мера соответствия результата затраченным силам и средствам. Грустно, что многие компании часто не имеют текущих планов работы вообще, ведь всегда можно пойти в соседний отдел или к руководителю и узнать, «что у нас на эту неделю».

    Мы часто предлагаем своим пользователям комбинацию из двух инструментов: CRM-системы (например, amoCRM или «Битрикс 24») и Google-Календаря.

    Большинство CRM-систем построены на принципе планирования и контроля каждой сделки от первого контакта до состояния «После оплаты». При этом все сотрудники, имеющие доступ к информации о клиентах и контактах компании, могут вносить данные о том, что они сделали по конкретной сделке или контакту и ставить напоминания о целевых действиях. На электронную почту сотрудника каждое утро приходит список задач, которые он должен сегодня сделать по каждой сделке.

    Задачи должен формулировать не робот, а менеджер или другой сотрудник. Формулировки желательно задавать максимально чёткие: «Позвонить, проконтролировать получение документов» или «Подготовить презентацию продукта для банковской сферы».

    Особенно важно, что все эти напоминания складываются в план работы по каждой сделке, по направлению работы и по компании в целом. Встречи и планерки, даже если они и будут проводиться по видеосвязи, тоже должны быть чётко спланированы. Это необходимо из-за того, что у каждого члена распределённой команды свой график (менеджер может поехать днём на встречу, а программисты любят работать ночью: поэтому, чтобы они «встретились», нужно договориться об удобном для всех времени).

    Если вы каждый день посвящаете 10 минут планёрке по задачам на сегодня, вносить её в план не обязательно. Но если вы хотите обсудить с участниками команды важные инициативы, работу по ключевым клиентам или подарок на день рождения любимому бухгалтеру — создайте событие в общедоступном календаре (вот как это делается, например, в Google Календаре) и каждый участник будущего совещания получит уведомление о его времени и сможет подготовиться к продуктивному обмену информацией.

    2. Совместная работа

    Для совместной работы работы над задачами распределённые компании могут использовать программы аналогичные Wrike, Teamer или Workstation. Главное удобство таких программ — возможность ставить задачи в реальном времени. Сотрудники сразу получают уведомление о новой задаче в виде оповещения на экране.

    Такая программа поможет чётко соблюдать сроки. В большинстве из них есть поле ввода точной даты и даже времени «сдачи» работы. Настройте напоминания внутри интерфейса программы или по электронной почте и сотрудник уже не сможет забыть о делах, которые должен сделать (руководитель может регулярно проверять список выполненных и просроченных дел).

    Если нужно сделать что-то, для чего у одного сотрудника нет навыков (установить программу или быстро обработать картинку в графическом редакторе), для этого идеально подходит программа удалённого доступа к рабочему столу.

    Например, TeamViewer подключается к удалённому компьютеру за несколько секунд. Сотрудник с нужной квалификацией может подключиться к компьютеру своего коллеги из любой точки планеты и настроить там всё, что нужно, параллельно объясняя свои действия голосом по Skype.

    3. Общение команды

    Skype был золотым стандартом для удаленной работы много лет. Но из-за многочисленных экспериментов и нововведений в дизайне интерфейса и уведомлений, программа постепенно превращается в главный раздражитель (*Прим. редакции: а еще он довольно часто «глючит»).

    Мы рекомендуем использовать Skype только для общения с клиентами (особенно полезна его функция демонстрации экрана) и для совещаний продолжительностью более 10 минут. В остальное время программу лучше переводить в режим «Нет на месте» — так вас не будут отвлекать всплывающие сообщения.

    Оперативные вопросы удобнее решать с помощью мессенджера. Например, Telegram поддерживает десктопную и мобильную версию, где чаты синхронизируются мгновенно. Главное удобство мессенджеров в том, что сотрудники могут общаться как всей командой, так и лично, даже если не знают номеров друг-друга. Создайте отдельные чаты для каждого проекта или департамента, чтобы отделам и командам проектов было удобно обсуждать их внутренние задачи.

    Использование мессенджера более логично и с точки зрения доступности удалённых сотрудников. Если у вас срочное дело — напишите короткое сообщение и сотрудник мгновенно получит звуковое уведомление о проблеме на мобильный телефон и вернётся к работе.

    4. Оценка производительности

    Как оплачивать удалённую работу? В офисе все сидят с 9:00 до 18:00, но дома человек работает в удобное для него время (если график не регламентирован).

    Другой важный фактор — нужно понимать:
    - что уже сделано,
    - кто над чем работал и работает.

    Для постоянного мониторинга работы распределённого офиса можно использовать автоматическую систему учёта рабочего времени. Такая программа считает, сколько времени отработал сотрудник сегодня или за любое другое время, какими программами и сайтами он пользовался во время рабочего дня.

    Отчёт «Структура дня» показывает всю информацию на одном экране: время начала работы, текущая задача, типы задач и топ самых часто используемых программ и сайтов

    Если сотрудник отошёл от компьютера больше, чем на пять минут, при возвращении к работе тайм-трекер автоматически напомнит ему о задаче, которую он выполняет и спросит, нужно ли завершить её или продолжить.

    Система учёта рабочего времени поможет сразу понять продуктивность работы всех сотрудников и верно оценить возможности команды. Если менеджер точно знает, кто сколько времени работал в каждой программе и что отвлекает сотрудников от работы, он может быстро и точно создать удобный график для каждого сотрудника.

    При выборе такой программы нужно руководствоваться пятью главными характеристиками:

    - максимальное количество пользовательских настроек,
    - понятные отчеты, которые дают полезную информацию,
    - возможность интеграции с вашими системами (IP-телефония, календари и др.),
    встроенный тайм-трекер,
    - быстрая выгрузка любых отчетов и табелей в Excel.

    Сегодня на рынке тайм-трекеров более 500 активных игроков. В США подобное ПО используют 75% компаний, в России пока только 10-15%. Среди лидеров часто называют американские Toggl, Harvest и Asana.

    Пока вы ещё не Facebook

    В интервью Сиб.фм директор по маркетингу сервисов компании «Яндекс» Андрей Себрант сказал, что «работа по созданию продуктов будущего делается в огромных офисах».

    «В представлении людей, работа будущего — это когда все сидят в Таиланде или на Гоа, когда полный фриланс. Но Apple, Google, Facebook запрещено нанимать фрилансеров», — отметил Себрант.

    Несомненно, это так. Но если вы не создаёте «продукты будущего», а просто принимаете заявки на ремонт автомобилей или делаете чертежи систем вентиляции, вам не нужен огромный офис со SPA-центром и сигвеями.

    Приводить в пример Google или Facebook приятно и интересно; это сразу привлекает внимание. Но уровень организационной культуры, а главное, финансовые возможности этих компаний не идут ни в какое сравнение с мебельным магазином в Тольятти или дизайн-студией в Кирове.

    В основе продуктивной удалённой работы лежат устойчивые коммуникации, постоянная оценка производительности, уверенность руководителей в своей команде и ответственность сотрудников.

    Для большинства компаний из реального сектора экономики домашний офис — хорошая возможность работать эффективнее (если принимать за определение эффективности сокращение издержек и рост прибыли).
     

Загрузка...
Похожие темы Форум Дата
Скачать Уроки чтения ленты от Bano Tiem с переводом (Американские акции) Форекс, трейдинг и инвестиции 28 окт 2016
Скачать ETSY - руководство по поиску ключевых слов [Русский перевод] + Бонусы - Malinak (2015) Бизнес, маркетинг и менеджмент 2 окт 2016
Скачать Техника Александера (перевод с английского 3-х фильмов) Здоровье и спорт 13 сен 2016
Скачать EasySocial 1.4.8 - Компонент социальной сети для Joomla 3.5 с русским переводом Joomla 8 авг 2016
Скачать [ETSY SEO Tips] ETSY - Cоветы по продвижению товаров. Русский перевод! SEO и SMM, Поисковая оптимизация и продвижение 17 май 2016
Скачать Бухгалтерский учет в переводе на человеческий язык. Самый понятный видеокурс - Карелин Бизнес, маркетинг и менеджмент 16 май 2016
Скачать Сила Разума в 21 веке - Джон Кехо (Русский перевод) Психология 10 май 2016